Přihlášení čtenáře
Registrace nového čtenáře
Ochrana osobních údajů
Jak Městská knihovna Klatovy nakládá s osobními údaji, k čemu je využívá, jak je chrání?
Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou Klatovy nabízí vnitropodniková směrnice „Ochrana osobních údajů“, která je součástí Knihovního řádu. Tato směrnice je v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme
Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i jejích uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční výpůjčky) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček…), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny. Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se k jejich využívání přihlašují vyplněním přihlášky.
Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tuto službu využívat, tedy minimálně jméno a příjmení, datum narození a kontaktní adresu. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá zákon č. 259/2001 Sb. (knihovní zákon).
Další kontaktní údaje (e–mailová adresa, telefonní číslo) jsou využívány pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo nových službách a akcích knihovny, případně pro zasílání upomenutí o nevrácené výpůjčky.
Knihovna dále zpracovává údaje o tom, zda je čtenář studentem, důchodcem, či držitelem průkazu ZTP, respektive ZTP/P, a to v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například snížené uživatelské poplatky, půjčování speciálních fondů a podobně).
Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může písemně požádat o její vymazání, a to pouze osobní návštěvnou v knihovně a po ověření totožnosti pracovníkem knihovny. Stejným způsobem může čtenář požádat i o ukončení své registrace a anonymizaci celého čtenářského konta.
Kde najdete údaje, které o vás knihovna uchovává
Náhled na většinu osobních údajů nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (pomocí čtenářského čísla a hesla) do webového katalogu na stránkách knihovny www.knih–kt.cz. Kromě toho čtenářské konto nabízí další údaje o uživatelské aktivitě, především přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od počátku registrace, historii plateb a zadaných rezervacích.
Čtenář má navíc samozřejmě právo si požádat o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaným knihovnou. Výpis je knihovna povinna vystavit do jednoho měsíce od podání žádosti, a to v elektronické či tištěné podobě dle přání uživatele. Elektronický výpis knihovna vyhotovuje zdarma, za papírovou verzi bude účtována cena tisku dle platného ceníku knihovny. O výpis je čtenář povinen zažádat při osobní návštěvě, kdy zároveň dojde k potřebnému ověření totožnosti žadatele.
Aktuálnost a úprava osobních údajů
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti registrace čtenáře se tedy aktuálnost kontroluje. Zároveň prosíme uživatele, aby případné změny nahlašovali sami při nejbližší návštěvě.
Jak dlouho knihovna údaje uchovává a jak je anonymizuje
Údaje jsou uchovávány po celou dobu platnosti registrace čtenáře a následně po dobu dvou let po skončení platnosti, pokud čtenář při poslední návštěvě a vyrovnání všech závazků nepožádá o zrušení svého čtenářského konta. Během této lhůty má tedy čtenář možnost si registraci obnovit a uchovat zároveň svou čtenářskou historii.
Po uplynutí výše uvedené lhůty údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže veškeré údaje, na základě kterých je možno čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak k němu není možno přiřadit. Takto anonymizované údaje jsou však nadále využívány pro statistické účely.
O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. I v takovém případě si samozřejmě může v budoucnu zřídit novou registraci.
Pořizování dokumentace při kulturních a vzdělávacích akcích knihovny
Dále upozorňujeme čtenáře, že během kulturních a vzdělávacích akcí knihovny může být pořizována fotodokumentace, případně audiovizuální záznamy. Pokud si návštěvník nepřeje být tímto způsobem zachycen, je povinen na to organizátory upozornit předem.
Osobní údaje pod kontrolou
Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však může přispět každý uživatel i sám svým zodpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářské průkazy dalším osobám, do knihovny se může přihlásit každý. Nesdělujte přihlašovací údaje ke svému čtenářskému kontu dalším osobám. V případě využívání počítačů pro veřejnost se při odchodu přesvědčte, že jste se odhlásili z využívaných služeb a nenechali v počítači uložené soubory s osobními údaji. A hlavně nezapomínejte na pultech ani u počítačů ležet své osobní doklady.
